De migratie ligt nu al even achter ons, het nieuwe ticketsysteem is intussen goed ingeburgerd en de fiscale attesten voor 2023 zijn de deur uit. Tijd voor nieuwe projecten dus! Het eerstvolgende project op onze planning is de BOA-werkgroep.
BOA
Naar aanleiding van het BOA-decreet dat door de overheid in het leven is geroepen om een geïntegreerd aanbod van buitenschoolse opvang en activiteiten te voorzien, zijn we bij i-Active aan het brainstormen
geslagen om een nieuw portaal te ontwikkelen. Dit portaal zal het volledige aanbod aan activiteiten uit de regio tonen en het inschrijven des te gemakkelijker maken voor de ouder. Als aanspreekpunt van de ouders weten onze klanten als geen ander waar de struikelblokken liggen binnen dergelijke portalen,
vandaar dat we hun hulp willen inschakelen om het portaal zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
De werkgroep zal zo opgebouwd zijn dat we eerst wat uitleg geven over hoe wij het nieuwe portaal zien om dan vervolgens naar hun feedback en ideeën te luisteren. De sessie(s) zal/zullen via Teams georganiseerd worden. Mocht je je nog niet ingeschreven hebben en je zou hier graag aan deelnemen, dan kan dat nog tot vrijdag 19 april via volgende link: https://forms.office.com/r/k21qWDj3sm. Kort na deze deadline zal je meer informatie ontvangen over de invulling en de data.
Poll homepagina
Op de homepagina hebben we een poll toegevoegd die peilt naar het gebruik van de tevredenheidsenquête van VVSG. Maak je hier momenteel gebruik van? Gelieve dit dan aan te geven door simpelweg ‘Ja’ aan te vinken en op ‘Indienen’ te klikken.
Nieuwe functionaliteiten
Open vragen bij online registratie: Vanaf nu is het mogelijk om open vragen aan te maken voor de online registratie. Als ouders/burgers zich online registreren, dan kunnen zij deze open vragen zien en hierop reageren door middel van een tekstveld. Deze antwoorden zijn dan te raadplegen door de administratie in het kinddossier. Voor meer info hierover, contacteer de helpdesk.
Icoontjes bij subgroepen in tabletmodule: De gekende icoontjes om allerlei info (allergieën, inentingen, foto’s publiek gebruik …) aan te duiden in de tabletmodule zijn uitgebreid. Nu is het ook mogelijk om icoontjes aan subgroepen te koppelen. Bestaat de subgroep al waarvoor je een icoontje wil toekennen, dan kan je naar Configuratie > Tablet gaan en helemaal onderaan het icoontje koppelen aan de juiste subgroep. Bestaat de subgroep nog niet, dan moet je die eerst aanmaken bij Configuratie > Klant > Subgroepen. Voor meer info hierover, contacteer de helpdesk.
i-Rent: Voortaan is het mogelijk om de persoon van een reservatie te wijzigen op voorwaarde dat de reservatie niet geannuleerd is en dat er nog geen facturatie heeft plaatsgevonden. Dit kan je doen door op het scherm van de reservaties naar het detail van een reservatie te gaan en daar op ‘Wijzig persoon’ te klikken in het tabje ‘Reservatie – detail’. Duid de nieuwe persoon aan en klik op ‘Bevestig’. De gegevens van de persoon worden dan opgehaald en ook het tarief wordt herrekend.
i-Rent: Het aanmaken van een voorschotfactuur voor een bepaalde reservatie kan vanop het tabblad ‘Kosten’ van de reservatie. De knop ‘Voorschotfactuur’ verschijnt als er voor de reservatie nog geen kosten
werden gefactureerd. Als je klikt op de knop, kom je terecht op het aanvraagscherm. Hier kan je nog drie parameters meegeven:
o Datum voorschotfactuur: staat standaard op datum van vandaag.
o Uiterste betaaldatum: staat standaard op datum van vandaag + 1 maandag.
o Voorschot %: staat standaard op 50 %.
Klik op ‘Genereer voorschotfactuur’ om de voorschotfactuur aan te maken. Als alles goed verloopt, kom je automatisch terug op het detailscherm van de reservatie. Daar zal je zien dat de kost opgesplitst is in 2 regels, waarvan er dus 1 regel is gefactureerd. Je kan de factuur terugvinden op het scherm ‘Afrekeningen’. Daar dien je dan nog een factuurnummer toe te kennen.
Helpdesk
Zoals je kan lezen op de homepagina, hebben we de laatste weken problemen met onze telefoonlijn. Er kan momenteel wel gebeld worden naar ons helpdesknummer, maar we kunnen voorlopig niet doorverbinden met de juiste medewerker. We vragen daarom om vooral tickets te maken en te mailen in plaats van te bellen tot dit probleem werd opgelost. We houden jullie daar in ieder geval verder van op de hoogte!
Webinars
Er staan zoals steeds weer een aantal webinars gepland voor de komende maanden. Heb je nieuwe collega’s die met i-Active zullen werken of wil je bepaalde onderdelen binnen het programma beter leren kennen? Aarzel dan niet om je in te schrijven via de homepagina onder het tabje ‘Webinars’ (naast
de ‘Ticket updates’). Je kan je (en je collega’s) telkens tot twee dagen vóór de webinar inschrijven. Ben je te laat maar wil je graag deelnemen, laat dit dan per mail weten naar [email protected].
Bij vragen over deze nieuwsbrief, aarzel niet om een mailtje te sturen naar [email protected].
Met vriendelijke groet
Het i-Active team