Geloof het of niet, maar we zijn alweer drie maanden verder sinds de vorige nieuwsbrief werd gepubliceerd. Hoog tijd voor een nieuwe dus!
Bij i-Active houden we van verandering en vooral van verbetering. Daarom lijsten we hieronder graag nog eens op welke aanpassingen er zoal de revue zijn gepasseerd de voorbije maanden. Zij die de homepagina nauwlettend in de gaten houden zullen het een en ander herkennen, aangezien onze updates zoals steeds op de homepagina gepubliceerd worden.
We hopen jullie ten eerste te kunnen verblijden met een aantal gloednieuwe functionaliteiten binnen i-Active zelf.
Ouder-/burgerportaal
- Heen-en-weerschriftje: Begeleiders in de opvang kunnen via de tabletmodule informatie doorgeven aan de ouders over wat hun kind die dag gegeten heeft, of het geslapen heeft … De ouders kunnen dit dan terugvinden in hun portaal.
- Links op homepagina ouder-/burgerportaal: Je kan vanaf nu een link op de homepagina van het ouder-/burgerportaal plaatsen. Dat kan een link zijn naar een Youtubefilmpje, een Facebookpagina, een Google Drive met foto’s …
- Kalender blokkeren per werkmaatschappij: Op het scherm Agenda > Kalender blokkeren kan je de kalender van verantwoordelijken met onbetaalde afrekeningen blokkeren zodat ze hun kind(eren) niet meer kunnen inschrijven gedurende een bepaalde periode. Zo’n blokkering geldt steeds voor alle diensten/werkmaatschappijen waar het kind voor geregistreerd is.
We hebben nu een nieuw scherm ontwikkeld, genaamd Agenda > Kalender blokkeren (werkmaatschappij) waarmee je hetzelfde kan doen, met het verschil dat je de blokkering per dienst/werkmaatschappij kan uitvoeren.
Ter info: gebruikers die reeds toegang hadden tot het oorspronkelijke menupunt Agenda > Kalender blokkeren zullen nu ook het nieuwe menupunt in hun menubalk vinden.
Online registratie
- Indeling toestemming foto’s voor publiek gebruik: We hebben het mogelijk gemaakt om de toestemming voor foto’s voor publiek gebruik op te delen in categorieën bij de online registratie in i-Active. In plaats van ‘Foto’s voor publiek gebruik: ja / nee’ kan je nu bijvoorbeeld volgende opsplitsing maken:
Foto’s voor de website: ja / nee
Foto’s voor social media: ja / nee
Foto’s voor de nieuwsbrief: ja / nee
Kalender
- Extra filters (sub)groep – kalender: Op het scherm Agenda > Kalender vind je voortaan een nieuwe regio ‘Extra filters’ waaronder je een groep en/of subgroep kan aanvinken. Zo kan je zoeken naar alle activiteiten die bestemd zijn voor een bepaalde groep of subgroep.
Facturatie
- Voorblad bij afrekening: Je kan voortaan een voorblad toevoegen bij de afrekeningen vooraleer je ze afdrukt. Op het scherm Agenda > Afrekeningen kan je in de regio ‘Afdrukparameters’ kiezen tussen: Geen voorblad / Voorblad met adres links / Voorblad met adres rechts.
- Kopie mail afrekening naar derde partij: In sommige gevallen is het nuttig een kopie van de afrekeningen van een bepaald kind/gezin te versturen naar een derde partij (advocaat, voogd …). Het is vanaf nu mogelijk dit in te stellen bij een bepaald verantwoordelijketype, zodat verantwoordelijken van dit type steeds een kopie van de mails met afrekeningen krijgen.
- Ingevulde mandaten afdrukken (domiciliëring): Voor klanten die gebruik maken van domiciliëring hebben we een knop toegevoegd ‘Ingevulde mandaataanvraag afdrukken’ aan het scherm Configuratie > Financieel > Mandaten. De knop komt enkel tevoorschijn indien je de naam van een kind én de naam van de bijhorende betaler hebt ingevuld en op ‘Zoeken’ hebt geklikt. Door op de knop te klikken verkrijg je een ingevulde versie van een mandaataanvraag op basis van de gegevens die gevonden werden voor de betaler in kwestie.
Ook onze module i-Rent heeft er een handige functionaliteit bij gekregen …
- Herbereken kosten: Het kan interessant zijn om de kosten bij een reeds ingegeven reservatie nog te kunnen laten herrekenen, bijvoorbeeld als er nadien nog een tariefwijziging werd geregistreerd met betrekking tot de datum van de reservatie of als bij het ingeven van de reservatie de persoon in kwestie nog niet aan een persoonsgroep werd toegewezen, waardoor een verkeerd tarief werd afgeleid.
Op het detailscherm van een reservatie kan je de kosten laten herrekenen met de knop ‘Herbereken kosten’ in het tabje ‘Kosten’.
Om te vermijden dat je elke reservatie voor een bepaalde periode individueel moet gaan openen en herrekenen, is er op het overzichtsscherm van de reservaties ook een knop voorzien. Daar kies je eerst via de zoekcriteria de gewenste reservaties en vervolgens klik je op de knop ‘Herbereken kosten’. Het resultaat van de herberekening verschijnt in een overzicht. In dat overzicht geldt volgende legende:
Groen: Het herrekend bedrag is gelijk aan het oorspronkelijk bedrag.
Blauw: Het herrekend bedrag is verschillend van het oorspronkelijk bedrag.
Rood: Er werd geen herrekening uitgevoerd (bv. reservatie geannuleerd, reservatie gefactureerd, systeemfout).
Ben je geïnteresseerd in één of meerdere van deze nieuwe functionaliteiten? Laat het ons weten via ticket of per mail naar [email protected] en dan helpen we je verder.
Ten slotte wijzen we er je graag nog eens op dat er weer een aantal webinars gepland staan. Bekijk ze via de homepagina van i-Active onder het tabje ‘Webinars’. Je kan je (en je collega’s) met de groene knop ‘Inschrijven’ ook onmiddellijk inschrijven! De eerstvolgende webinar staat gepland op donderdag 19 oktober en zal gaan over het opmaken van de kalender. Wees welkom!
Met vriendelijke groet
Het i-Active team